5 Golden Rules dalam komunikasi

 

Assalamualaikum semua. Tak kira sama ada kita seorang business owner, usahawan, professional ataupun sesiapa sahaja, rules dalam komunikasi adalah lebih kurang sama. Ini kerana bila kita sebut tentang komunikasi, kita selalunya merujuk kepada berhubung dengan manusia.

 

Justeru tidak kira apa jua latarbelakang, karier dan umur, 5 Golden Rules ini sangat penting untuk kita tahu.

 

Jangan lupa ambil kertas dan salin ya. Sebab kalau kita baca sahaja tanpa menyalin, ada kemungkinan kita lupa.

 

Komunikasi yang baik melibatkan 2 perkara, mendengar dan bercakap.

 

• Communication Rules 1

 

‘Dengar dan fokus’

Bila kita mendengar, berikan focus pada yang sedang bercakap. Justeru elakkan daripada melihat telefon bimbit atau seumpamanya.

 

Jika ingin menulis sambil mendengar, tulis dan lihat orang yang sedang bercakap. Ini supaya mereka berasakan anda memberikan focus dan menulis apa yang mereka sedang perkatakan. Selalunya orang yang bercakap akan berasa dihargai kerana apa yang mereka perkatakan disalin.

 

Jika mereka seorang guru, atau pensyarah, mereka akan rasa anda adalah anak murid yang baik. Jika mereka adalah seorang majikan, boss atau leader, mereka akan rasa anda adalah staff atau team yang baik.

 

• Communication Rules 2

‘Tunjukkan kita sedang mendengar’

 

Bila pelanggan, pasangan atau majikan kita sedang bercakap, tunjukkan yang kita sedang mendengar mereka.

Kita boleh boleh tunjukkan yang kita sedang mendengar dengan ‘repeat the last sentence’.

 

Contoh :

Pasangan : Semalam I meeting dengan my head of department, banyak isu isu berbangkit dalam meeting tu.

Kita : ooo..banyak isu isu berbangkit..

 

 

• Communication rules 3

 

‘Double confirm’

Sekiranya majikan kita memberikan satu satu arahan, kita pastikan ianya selari dengan kefahaman kita.

 

Justeru, sebagai pendengar, kita boleh double confirm dengan boss kita tentang arahan yang diberikan.

 

Caranya mudah sahaja, selepas majikan kita berikan satu satu arahan kita tanya dan double confirm dengan pernyataan seperti ini..

 

Majikan  : Saya nak kita berkumpul di dewan pada pukul 7.30 pagi, kita akan berjumpa di lobby dan kemudian kita pastikan kaunter pendaftaran akan dibuka seawal 7.45 pagi. Dewan akan dibuka pukul 8.10 dan kemudian kita akan mula program pada pukul 8.30 pagi. Kita akan break pada pukul 10.15 hingga 10.30 dan kemudian kita akan break untuk lunch pada pukul 1.00 ptg hingga 2.30 petang.

 

Kita :  Maaf kan saya tuan, saya ulang apa yang tuan nak daripada kami… kita berkumpul di dewan pada pukul 7.30 pagi, kita akan berjumpa di lobby dan kemudian kita pastikan kaunter pendaftaran akan dibuka seawal 7.45 pagi. Dewan akan dibuka pukul 8.10 dan kemudian kita akan mula program pada pukul 8.30 pagi. Kita akan break pada pukul 10.15 hingga 10.30 dan kemudian kita akan break untuk lunch pada pukul 1.00 ptg hingga 2.30 petang. Betul ke tuan ?

 

Teknik ini selalunya digunakan disesetengah restoran semasa mengambil order. Mereka akan ulang semula menu yang kita order untuk double confirm.

 

• Communication Rules 4

‘Cakap dengan jelas’

Bila bercakap atau memberikan arahan, make sure ianya jelas dan mudah difahami. Berapa ramai antara kita yang memberikan arahan atau memberitahu sesuatu secara samar samar. Contohnya:

“ Kita tengok macam mana nanti..”

“ Pandai pandai lah ya…”

 

Apa kata kita berikan arahan dengan jelas. Sebabnya jika kita memberikan pernyataan umum seperti diatas, staf atau team yang tidak berpengalaman atau yang masih baru mungkin tidak ada idea apa yang perlu dilakukan, akhirnya mereka ada tendency tidak buat apa yang kita expect mereka buat. Yang tensionnya kita, yang bengangnya kita .

Ya saya faham, ada kalanya kita tidak tahu apakah yang akan terjadi, tapi apa kata kita berikan Plan A, Plan B dan Plan C.

Jika terjadi perkara sebegini, kita proceed dengan Plan A, tapi kalau perkara ini tak terjadi kita buat plan B, tapi kalau dua dua tak jadi, kita proceed dengan Plan C.

 

ARTIKEL MENARIK (BACA) : UNTUK BERJAYA, PERLU ADA ==> S . I . K . A . P !

 

• Communication Rules 5

‘Bahasa Jargon / Teknikal’

Adakalanya kita gunakan bahasa jargon atau bahasa teknikal yang kita rasa orang faham. Tapi perlu ingat, kadang kadang apa yang kita tahu tak semestinya orang tahu.

Jadi bila bercakap, memberi arahan, menjual produk atau seumpamanya, kita perlu explain bahasa bahasa jargon atau teknikal kepada pendengar dengan definisi yang mudah mereka fahami.

Contoh :

Bahasa Jargon / teknikal	Maksud
SOP	Standard Operating Procedure, cara kita melakukan tugasan kita mengikut step step yang telah ditetapkan
Rapport	Cara membina hubungan supaya mereka suka bercakap dengan kita
AdSet	Advertisement Setting adalah cara kita nak setting untuk kita iklankan produk kita di media sosial.   Samaada kita nak set dengan bajet harian atau lifetime dan seumpamanya.

 

 

Jadi sekiranya anda nak improve komunikasi anda dengan pelanggan, staff, team, stokes, agent, majikan, pasangan dan sesiapa sahaja, praktikkan 5 Golden Rules dalam komunikasi.

 

Jangan lupa follow saya di media sosial (Facebook atau Instagram) atau boleh ke www.rizalrashid.com serta subscribe Channel Youtube Rizal Rashid untuk mendapatkan lebih banyak info tentang komunikasi.