#StayAtHome, #WorkFromHome ataupun #DudukDiamDiamDiRumah. Inilah antara hastag-hastag yang sering didengari atau dipaparkan di kaca televisyen mahupun di media sosial. Kenapa wujudnya hastag atau slogan yang sebegini, yang boleh dikatakan kanak-kanak pun mampu menghafalnya serta mengajukan kepada ibubapa mereka. Ini kerana, perintah kawalan pergerakan yang telah diutarakan oleh Yang Berhormat Tan Sri Muhyiddin Yassin selaku Perdana Menteri kita ketika perutusan rasminya pada hari isnin yang lepas bersamaan 16 Mac 2020, dimana akan berlangsungnya Movement Restriction atau dikenali sebagai Kawalan Pergerakan yang akan dijalankan bermula 18 Mac sehingga 31 Mac 2020. Ini bermakna rakyat diseur untuk mengurangkan pergerakkan keluar masuk ke tempat awam serta disarankan untuk terus berada di rumah bagi memutuskan rantaian wabak COVID-19 (Corona Virus Disease) yang sedang menggocangkan rata-rata dunia ini.
Dalam jangkamasa selama 14 hari ini, hanya 23 perkhidmatan penting negara ( Essential Services) sahaja yang diberikan pengecualian untuk berfungsi. Perkhidmatan yang tidak tersenarai dibawahnya harus diberhentikan operasinya buat sementara waktu dan digalakan untuk melakukan kerja dari rumah seperti mana yang digunakan #WorkFromHome. Dari prespektif yang positif ianya adalah satu alternative yang bernas bagi mengurangkan rantai (supply chain) penularan wabak COVID-19, tetapi dari prespektif yang lain ianya akan mengurangkan operasi kilang-kilang yang besar dari segi production atau output dan secara tidak langsung akan menjejaskan pendapatan negara.
Namun jika dibandingkan dengan kesihatan rakyat dan pendapatan negara, kesihatan rakyat harus diberi keutamaan bagi melahirkan generasi yang lebih produktif pada masa kelak. Oleh itu , para majikan akur akan perintah yang pekerja akan melaksanakan kerja dari rumah #WorkFromHome, namun bagaimana untuk sampaikan arahan yang tepat kepada pekerja agar mereka sentiasa alert dengan urusan kerja.
Dari segi komunikasi, arahan yang jelas sangat penting. Jika arahan tidak jelas ‘Miscommunication’ boleh berlaku dan salah faham ini memang musuh utama dalam komunikasi. So beware ok. Ini antara 3 cara memberi arahan yang saya cadangkan kepada anda. Semoga ianya bermanfaat ya!
1 – Aplikasi Whatsapp
Pertama, cara untuk sampaikan arahan kepada staf adalah menerusi applikasi Whatsapp. Sudah menjadi lazim setiap syarikat atau bahagian dalam syarikat tersebut memiliki sebuah kumpulan atau group dalam Whatsapp bagi memudahkan mereka untuk berinteraksi antara satu sama lain, tidak kira sama ada di rumah atau semasa bekerja. Ini kerana ianya memiliki kelebihan seperti boleh hantar files atau dokumen melaluinya, membenarkan mesej melalui suara dan seumpanya. Ianya medium yang sangat membantu dalam aspek komunikasi sama ada one to one atau secara beramai iaitu dalam group. Ini alternative yang mudah dan kondusif sekiranya majikan mahu sampaikan arahan kepada stafnya, disebabkan pada kontemprori ini tiada sesiapa pun yang tidak memiliki telefon pintar ditanganya, lagipun ianya sudah menjadi sebahagian dari kehidupan.
2 – Aplikasi Zoom
Seterusnya adalah menerusi applikasi Zoom atau dikenali sebagai Zoom Meeting. Memang sekarang semuanya digunapakai secara applikasi bagi memudahkan orang ramai access nya. Applikasi Zoom ini adalah dimana , kita boleh berhubung secara bersemuka dengan orang lain, misalnya seperti video call tetapi kebarangkalian untuk taliannya lambat atau sekat sangat kurang dibandingkan dengan applikasi yang lain. Zoom meeting ini membolehkan pengaksesan ramai orang dalam satu masa, untuk digambarkan secara mudah ianya adalah seperti Conference Call. Maka ia lebih mudah untuk diberikan arahan/tugasan kerana boleh bersemuka dengan pihak yang berkenaan dan perkara yang hendak disampaikan lebih telus.
Ini aplikasi wajib saya bersama team sepanjang tempoh kawalan pergerakan ini dan setiap pagi kami ada sesi ‘Quick Meeting / Review’ segala kerja dan task so kita boleh nilai dan pandu team atau staf kita punya produktiviti. Semasa sesi Quick meeting kita share kan 5 perkara iaitu
1 – Feeling. Ini ialah tentang perasaan staf / team. apa perasaan mereka syukur ke sedih ke dan lain-lain.
2 – Good News. Mostly akan share pasal family. Kenapa kita kena share tentang good news? untuk kita tambah rasa syukur insya Allah kalau selalu syukur, nikmat akan ditambah.
3 – Win. Untuk win pula, staf / team akan kongsikan apa kerja atau task yang telah mereka berjaya laksanakan semalam.
4 – Fokus. Untuk yang keempat ini, staf dan team akan kongsikan apa yang mereka akan lakukan hari ini, apa yang mereka akan fokus untuk siapkan.
5 – Roadblock. Last sekali, roadblock ialah halangan atau permasalahan yang berlaku yang mengahalang mereka untuk menyiapkan kerja atau task. So, kita dapat bantu untuk menyelesaikan masalah yang mereka hadapi.
3 – Email
Akhir sekali, cara yang terbaik untuk sampaikan arahan pada staf adalah menerusi e-mail. Ianya lebih professional sekiranya halnya lebih sulit dan hanya boleh dikongsi dengan pihak tertentu. Kebiasaanya arahan melalui e-mail sentiasa diajukan oleh syarikat yang besar atau yang mempunyai cawangan di luar negara, kerana e-mail merupakan medium yang paling terdekat untuk menyampaikan pesanan dengan lebih teratur . Tidak perlu membuka e-mail di komputer malah di telefon pintar sahaja boleh diakses dan kegunaan sama seperti di computer.
Cara ini mungkin agak lama atau old school tapi ia sangat ‘evergreen’ dan memang masih diamalkan di banyak organisasi besar di dunia. So kenapa anda tak boleh nak gunakan pula?
4 – Trello
Antara lain juga, banyak aplikasi-aplikasi lain yang boleh digunakan secara percuma untuk track kerja – kerja yang dilakukan, so memang sangat sesuai sangat untuk #worksfromhome punya tema iaitu antaranya ialah aplikasi Trello. Aplikasi ini sangat memudahkan urusan pekerjaan & task anda dan team. Setiap kerja dapat dilaksanakan dan di ‘monitor’ dengan lebih kemas dan tersusun. Anda boleh create task dan boleh track kejayaan atau status kerja untuk task tersebut. best tau so boleh cuba try ok percuma sahaja!
Itu sahaja dari saya untuk artikel kali ini. Yes, saya dan team memang #workfromhome selama perintah kawalan pergerakan ini. Dan Alhamdulillah team berikan sepenuh fokus mereka terhadap kerja. Yang paling penting untuk pastikan produktiviti yang sama apabila bekerja dari ofis dan bekerja dari rumah, so Insya Allah semua task dan plan dapat dilaksanakan dengan sempurna. Semoga Berjaya!
Jangan lupa follow Social Media saya untuk lebih info dan tips dalam komunikasi.
0 Comments